Hoe John inzicht kreeg in kostprijs, en voor meer productie zorgde.

John is directeur/eigenaar van een bedrijf dat technische componenten maakt voor installateurs. Ze maken veel verschillende producten, van eenvoudig tot zeer complex, en van enkele stuks tot redelijk hoge aantallen.

Hij heeft veel klanten in heel Nederland, en zelfs een paar in België. Omdat de orders vanzelf binnenkomen, doet hij vrijwel niets aan marketing. Hij heeft een redelijk aantal klanten die al hun componenten door hem laten maken. Met hen heeft hij prijsafspraken gemaakt. De overige omzet gaat met offertes, en vaak zelfs op basis van nacalculatie.

Er werken zo’n 20 monteurs in zijn werkplaats die de componenten maken, en 5 man op kantoor die klantcontact hebben, en de componenten ontwerpen, offreren en factureren. De laatste tijd is de vraag alleen maar toegenomen, maar nieuw personeel vinden is lastig. Hierdoor lopen de levertijden op, en dat is negatief voor zijn business. Klanten laten hun ongenoegen hierover vaker blijken, en de werkdruk loopt op met negatieve gevolgen voor het personeel.

Voorheen was de stroom orders en het geld dat binnenkwam altijd toereikend om alle kosten te betalen, en iets winst over te houden, maar de laatste tijd loopt het rendement terug. John heeft Fairweb gevraagd om advies.

Geen inzicht in kostprijs

Tijdens het onderzoek kwam naar voren dat John geen helder inzicht had hoeveel geld er werd verdiend met elke order. Hij had geen inzicht in de kostprijs per order. Daarnaast was er geen beleid welke orders voorrang kregen ten opzicht van andere orders ten tijde van veel vraag. Het leek erop dat grote, vaste klanten automatisch altijd voorrang kregen, waardoor kleinere klanten steeds langer op hun componenten moesten wachten.

Gelukkig had het ERP-systeem de mogelijkheid om te werken met samengestelde producten. Dat houdt in dat men per onderdeel (hoe klein ook) de daadwerkelijke kostprijs ingevoerd kan worden. Maar ook per handeling kan een tijd en een kostprijs vastgelegd worden. Als je met die informatie in een ERP-systeem een product samenstelt, heb je volledig inzicht in alle daadwerkelijke (inkoop-)kosten, en de benodigde tijd om het product samen te stellen.

Fairweb heeft de volgende veranderingen voorgesteld:

  • Registreren van (montage-)tijd en inkoopkosten per onderdeel, om inzicht te krijgen in de kostprijs per product.
  • Uitsluitend offreren en verkopen van samengestelde producten
  • Invoering van een productieplanning voor de werkplaats, zodat er efficiënter gebruik wordt gemaakt van de beschikbare resources.
  • Duidelijkheid in prioritering met daardoor een voorspelbare levertijd voor alle klanten.

De eerste twee punt leverde inzicht in de kostprijs van elk product. Daaruit kwam naar voren dat bepaalde orders niet of nauwelijks geld opleverden, terwijl deze wel vaak prioriteit kregen. Terwijl orders met een hoge marge uitgesteld werden. Nu men alleen nog maar met samengestelde producten werkt, worden er geen componenten meer verkocht voor een tarief dat niet bijdraagt aan het bedrijfsresultaat.

Efficiënter werken

Fairweb heeft geadviseerd over de keuze van plannings-software. Deze software is gekoppeld aan het ERP-systeem, waardoor de planningssoftware beschikt over nauwkeurige data t.b.v. doorlooptijden om componenten samen te stellen. De invoering van deze planningssoftware geeft dagelijks inzicht in het aantal orders, en de beschikbare resources. De software zorgt voor de meest efficiënte inzet van alle resources. En daarmee is de output van elke dag (en de komende dagen) voorspelbaar geworden. Hierdoor kan men klanten beter informeren over levertijden.

Het resultaat

Na slechts een paar maanden is de totale productie toegenomen, met dezelfde mensen. De gemiddelde doorlooptijd van een order is met 19% afgenomen. Het aantal klachten over levertijden is tot bijna nul gereduceerd. En het rendement van het bedrijf is weer positief, omdat elke order nu geld oplevert.

Wilt u meer weten over het krijgen van inzicht in kosten, en het optimaliseren van uw bedrijfsprocessen? Neem dan contact op met Fairweb via 010-429 31 10, of vul onderstaand formulier in. Dan nemen wij contact met u op.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.