Automatisering product-, voorraad- en verkoopsystemen
Voor een klant die cartridges (inktpatronen) voor printers verkoopt hebben wij het product-, voorraad- en verkoopsysteem met op maat gemaakte oplossingen geautomatiseerd.
Op maat gemaakte oplossingen
Verkoop applicatie
Het bedrijf heeft een sales team die voornamelijk telefonisch aan de slag gaat. Om te bepalen welke cartridges in een bepaalde printer kunnen, werd vooral op de website van de concurrent gekeken om dit te bepalen tijdens een telefonisch gesprek met een potentiële klant. De bedoeling was om hier een eigen applicatie voor te ontwikkelen en op deze manier per printer inzichtelijk te hebben welke cartridges hierin passen. Bovendien wilden wij met deze applicatie direct de voorraad, prijzen en alle andere productinformatie inzichtelijk hebben, om het verkoopproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Het bedrijf verkoopt originele cartridges en eigen merk cartridges. Wanneer een salesmedewerker nu een type printer intypt in de applicatie, worden eerst alle cartridges getoond van het eigen merk. Hiermee is ook direct inzichtelijk hoeveel geld bespaard wordt met aankoop van het eigen merk in vergelijking met een origineel merk. Wanneer een gesprek met een klant wordt afgesloten met een verkoop, kan deze verkoop direct in dit systeem worden doorgezet. De producten kunnen besteld worden via de verkoop applicatie en deze worden met een API koppeling naar het Exact Online systeem gestuurd, waarin alle orders staan en verwerkt worden.
Koppeling Exact Online
Exact Online is financiële software die alle data van het bedrijf inzichtelijk kan maken in één programma. Denk aan automatisering van de boekhouding, financiële, ERP, HRM en CRM processen. Er werd gekozen om met Exact Online aan de slag te gaan om zo alle boekhouding inzichtelijk te hebben en het systeem werd tevens ingericht om hierin de orders te verwerken. Om die reden moest de verkoop applicatie gekoppeld worden met Exact Online zodat alle bestellingen in één systeem staan. De bestellingen die via het sales team in de Verkoop Applicatie ingevoerd worden, worden direct doorgeschoten in het orderverwerkingssysteem van Exact Online om het overzicht te behouden.
Omdat het systeem van Exact Online gelimiteerd is, werd een koppeling gemaakt met een op maat gemaakte database. Op deze manier kunnen de applicaties via deze koppeling altijd met Exact Online gesynchroniseerd worden en is het altijd toegankelijk en inzichtelijk.
Voorraad applicatie
Omdat er nog geen automatisering was voor de voorraad, wordt ook hier een applicatie voor gemaakt. Eerst werd de voorraad bijgehouden in een Excel bestand, waar alle informatie handmatig wordt ingevoerd. Dit moest geautomatiseerd worden om de processen efficiënter te laten verlopen en de voorraad te kunnen koppelen met de productinformatie in de verkoop applicatie. In deze applicatie staat nu alle productinformatie opgeslagen, leveranciers hebben toegang tot het systeem en er kunnen FTP connecties gemaakt worden. Deze data is tevens gekoppeld met het Exact Online systeem waardoor ook daar alle voorraden nu inzichtelijk zijn.
SalesScreen koppeling
Omdat er gewerkt wordt met een salesteam dat telefonisch bestellingen realiseert, wilde het bedrijf deze data graag inzichtelijk hebben. Met SalesScreen is het mogelijk om in te zien hoeveel telefoongesprekken een salesmedewerker heeft gehad, maar ook hoeveel orders hiermee gerealiseerd zijn en hoeveel dit in omzet heeft opgeleverd. Op deze manier is per persoon precies inzichtelijk wat hun waarde is en kan er worden ingespeeld op deze informatie.
De informatie in dit systeem kan worden ingeladen door de API koppelingen die zijn gemaakt tussen Exact Online en Leaddesk. In Leaddesk is zichtbaar hoe vaak een salesmedewerker heeft gebeld en in Exact Online zijn de orders en invoices inzichtelijk. Met de API koppeling worden deze ID’s met elkaar gekoppeld en is duidelijk met welke call een bepaalde order en invoice is gerealiseerd. Dit wordt vervolgens doorgeschoten naar SalesScreen waarin een mooi dashboard zichtbaar is met de omzet, uit welke kanalen dit komt en welke medewerkers het meest waardevol zijn.
Bedrijfsprocessen geautomatiseerd en verbeterd
Door het gebruik van de Exact Online software, de SalesScreen software, de verkoop applicatie, de voorraad applicatie en de onderling gemaakte koppelingen, is alle bedrijfsdata duidelijk inzichtelijk geworden. Bovendien kan het salesteam veel efficiënter werken door het invoeren van de verkoop applicatie. Er worden minder fouten gemaakt in de voorraad door het gebruik van de op maat gemaakte applicatie en de orders kunnen makkelijker verwerkt worden. Hiermee wordt veel tijd bespaard en lopen bedrijfsprocessen beter door. Momenteel wordt de verkoop applicatie in 3 verschillende landen door meer dan 40 mensen gebruikt.
Onze kracht
- Samenwerken doen we vaak op locatie van de opdrachtgever
- We houden van een pragmatische aanpak
- We regelen alles, alleen resultaat telt
Voordelen voor u:
- 1 vast contactpersoon die uw situatie kent
- 1-op-1 Full service dienstverlening
- 1 gezamenlijk doel
- Resultaat!
